Что такое Канбан?
Канбан - это эффективный метод управления проектами, который используется в различных
отраслях, начиная с 40-х годов. Канбан широко используется в IT индустрии. Согласно одному
из исследований, его используют 57% IT компаний. При этом 100% респондентов признали, что
абсолютно им удовлетворены.
"Пусть поток управляет процессами, а не менеджмент - потоками", - Таичи Оно,
экс-вице-президент компании Тойота, создатель производственной системы Тойоты.
Канбан также пользуется все большей популярностью среди инновационных юридических фирм. В
этой статье мы опишем Kanban, покажем, как создавать "доску Канбан" для Вашей юридической
фирмы, обозначим его ключевые преимущества и приведем несколько рабочих примеров его
использования различными компаниями.
Этот экзотически звучащий термин имеет японское происхождение. Канбан означает визуальную
регистрацию (например, доска, карточка, наклейка или надпись). Концепция системы Канбан
помогает командам визуализировать свою работу, определять узкие места и постоянно улучшать
свою работу. Менеджерам Канбан помогает выставлять приоритеты и фокусироваться на
наиболее
важных задачах в режиме реального времени.
Карточки являются важными компонентами, на которых построена "магия" Канбан. Каждый шаг в
Канбан фиксируется в карточке, что помогает членам команды визуализировать рабочий процесс.
Карточки (или "канбанки") соединяют два независимых процесса. Они фиксируют, на каком этапе
находится процесс или задача.
У Канбана интересная история. Он постоянно развивался. Впервые система карточек была
использована супермаркетами, чтобы систематизировать информацию о продуктах.
Таичи Оно, вице-президент компании Тойота, вдохновленный тем, как это позволило
организовать мерчендайзинг, позаимствовал эту систему. Инновационные юридические фирмы
поступили таким же образом. Так же теперь может поступить и Ваша фирма.
Таичи Оно (яп. 大野 耐一 О:но Тайити?, 1912 — 1990).
При всесторонней поддержке Эиджи Тойода Таичи Оно участвовал в
процессе запуска Производственной Системы Тойота и заложил основы духа Тойота "создавать
вещи", внедрив, в частности метод JIT ("Just in Time, Точно вовремя").
Со временем концепция Канбан эволюционировала и стала использоваться не только в
производстве, но и в IT индустрии, а теперь и в юридической практике. Сейчас она
используется для управления и усовершенствования сервиса доставки. Работает все просто.
Задачи пишутся на карточках и, по мере выполнения, передвигаются из колонки в колонку.
Девид Андерсон, который развил данную концепцию в IT индустрии, выделяет шесть основных
моментов:
- Визуализируйте (работу, рабочий процесс и бизнес-риски)
- Сводите к минимуму разговоры
- Управляйте процессом
- Добивайтесь того, чтобы процесс был ясным
- Обеспечивайте замкнутый цикл работы обратной связи
- Улучшайте сотрудничество, эволюционируйте и используйте наработанный опыт
Эти элементы обеспечивают дорожную карту для всего рабочего процесса, позволяют выставлять
приоритеты и видеть весь процесс в развитии. Вы уже, наверное, поняли, что Канбан можно
использовать в любой индустрии. Зачастую юристы и клиенты сталкиваются с тем, что процесс
двигается недостаточно быстро в юридическом плане, проявляются какие-то узкие места.
Каждый день адвокаты занимаются решением множества задач, делают звонки, какие-то наброски,
но в конечном итоге результат их работы оказывается не виден. Это приводит к внутренней
неудовлетворенности относительно проделанной работы, и адвокат перестает фокусироваться на
важных задачах. С доской Канбан Вы можете более четко спланировать задачи, которые стоят
перед командой и сделать работу более осязаемой. Вот с чего нужно начать.
Доска Канбан для юристов
Любая доска Канбан (неважно, прикреплена она к стене или находится в компьютере) должна
содержать несколько колонок, отражающих различные этапы бизнес-процесса. На карточках
отображаются задачи для выполнения каждым членом команды. Как сформулировал Джон Грант,
эксперт и лидер мнений в компании Agile Law, первый шаг для юриста, это
сформировать три
простые колонки: "к работе", "в работе", "выполнено".
Представьте себе, что вы запускаете новый проект для своего клиента. Напишите задачи,
которые стоят в рамках этого проекта, на карточках (стикерах).
Перенесите их в колонку "к работе". Например, Ваши карточки могут выглядеть следующим
образом: ознакомиться с документами клиента, обсудить с клиентом подготовку черновых
вариантов документов, сделать доверенность и так далее. К примеру, первая задача -
"ознакомиться с документами клиента". Возьмите эту карточку и перенесите в колонку "в
работе".
Важно напомнить, что сказал Грант: правильно заниматься не больше, чем одним делом
одновременно. Согласно исследованию, только 2% людей могут эффективно решать больше одной
задачи в отдельно взятый момент. Поэтому сконцентрируйте Вашу энергию и внимание на изучении
этих документов. Когда закончите работать над заданием с этой карточки, перенесите ее в
колонку "выполнено". Важно помнить, что после этого нужно еще насладиться фактом выполненной
работы.
"Как только Вы реально увидите Вашу работу на доске Канбан, у Вас появится ощущение порядка
и контроля, которых несомненно не доставало в Вашей работе ранее", - Джон Гран, "Kanban
for
Lawyers"
Анализ выполненной работы - ключевой компонент в Канбане. Это поможет Вам проанализировать
каждую задачу и выявить слабые места, которые являются причиной задержек в Вашей юридической
службе.
Самое главное, что дает Канбан, это эффективность. Поэтому убедитесь, что вы не тратите
усилия и время зря. Приступайте к выполнению задачи (в колонке "в работе") только если Вы
реально планируете этим заниматься и закончить данную работу. Если случается что-то
непредвиденное, перенесите задачу в колонку "к работе" или создайте специальную колонку
"незавершенные работы". Каждая работа должны быть полностью закончена, прежде чем Вы
приступите к следующей. И на это есть важная причина.
Одна из основных целей Канбана - ограничить объем работ, которые находятся в процессе
выполнения. Поэтому начиная работать с Канбаном, установите четкое ограничение, чтобы
количество выполняемых задач НЕ ПРЕВЫШАЛО определенное количество для
каждого человека.
Обычно не больше двух-трех. Но Вы, тем не менее, можете выбрать любое количество, которое
будет удобным для Вашей команды, и занести эти задачи в карточки в колонке "в работе".
Каждый в любой момент сможет видеть лимит на задачи, которые находятся в процессе
выполнения, и время, которое выделено на каждую из них. Но это только часть преимуществ,
которые дает Канбан для Вашей юридической фирмы.
Основные преимущества Канбана для юристов
Преимущество 1. Более качественно организованный рабочий процесс
Если Вы - партнер в юридической фирме средних размеров или крупной компании, я думаю, Вы
согласитесь, что становится непросто контролировать работу Ваших коллег и обеспечивать
постоянное движение вперед. Канбан поможет увидеть Вам полную картину и состояние текущих
работ. Вы можете организовать Канбан у себя таким образом, чтобы для каждого юридического
дела или участка работы существовала отдельная доска. Некоторые юридические фирмы
предпочитают, чтобы доска создавалась под каждую команду. Как именно Вы организуете процесс
работы с Канбаном, зависит от специфики Вашего бизнеса. Какое бы решение Вы не приняли,
ключевым является то, что Вы постоянно будете иметь перед глазами все Ваши задачи и
дедлайны.
Преимущество 2. Более качественная командная работа
Прекрасной характеристикой Канбана является то, что он позволяет разбить работу на отдельные
блоки и распределить ее между членами команды. Ваши коллеги в любой момент видят актуальный
статус по всем задачам в работе и кто что делает, особенно если Вы используете Канбан в виде
компьютерной программы. Правильно структурированный объем работ будет иметь огромный
положительный эффект, особенно, в случае с крупными делами. Также улучшится командная работа
в Вашей компании, поскольку сотрудники смогут мгновенно реагировать на те или иные вопросы,
содержащиеся в карточке Канбан. В результате Вы забудете, что такое мискоммуникация в Вашей
фирме.
Преимущество 3. Канбан поможет выявить неэффективные процессы в Вашей фирме
Используя Канбан, Вы сможете четко видеть, какие процессы в Вашей компании требуют
усовершенствования. Нам кажется, это самое ценное преимущество, которое Канбан дает для
юридической фирмы, поскольку это приводит к увеличению эффективности и сокращению
производственных издержек. В данной статье Вы можете прочитать про самые ярко выраженные
"неэффективные процессы", которые существуют в большинстве юридических компаний. Канбан
позволит выявить эти неэффективные процессы, которые тормозят Вашу работу. Устраните их, и у
Вас высвободится время для решения других бизнес-задач, работы с клиентами, и у Вас
увеличится доход.
Преимущество 4. Постоянные улучшения, к которым приводят каждодневные "стендапы"
Ключевым элементом Канбана является проведение ежедневных стендап совещаний на тему Вашей
доски. Каждый день сотрудники должны собираться на короткие совещания, которые называются
стендап. Так они называются, потому что члены команды должны стоять, чтобы совещание не было
долгим. Каждый должен высказаться относительно вопросов из своей карточки/чек и предложить
оптимальное решение. Философия Канбан предполагает, что руководителем совещания не является
один и тот же человек. Необходимо стимулировать участие каждого в обсуждениях. Большее
количество мнений по каждому юридическому вопросу подскажет Вам новые идеи, как выиграть в
том или ином деле.
Примеры использования Канбана юрфирмами
Sound Immigration
Sound Immigration - это иммиграционная фирмы из штата Вашингтон, работа которой полностью
отображается в интернете. Компания предоставляет своим клиентам уникальную возможность
получать услуги по совершенно прозрачным расценкам, с быстрым юридическим сопровождением, а
также неограниченный доступ к адвокатам и своим вопросам через интернет в режиме онлайн. По
словам управляющего партнера, адвоката Грега МакЛоусена, использование доски Канбан - самый
наглядный способ визуально показать всю информацию по каждому делу.
"Когда я показал нашу первую доску младшему партнеру, он сразу уловил, как это будет
работать. По сути, это оказалась система управления юридическими делами, в которой мы так
нуждались. Она полностью изменила весь процесс управления всеми аспектами моей
профессиональной деятельности. Каждый проект, над которым я работаю, представлен на
карточках на одной или нескольких Канбан досках. С помощью доски Канбан Вы можете мгновенно
определять все узкие места в деле, которое находится в работе. Мы поняли, что время реакции
наших клиентов было основной причиной задержек в продвижении дел. Это ни хорошо и ни плохо,
просто выявление узких мест - это очень хорошая вещь: это первый шаг к дальнейшему росту," -
сказал Грег.
Prestige Lawyers
Prestige Lawyers - это компания, специализирующаяся на юридическом консультировании по
вопросам инвестиций и иммиграции для китайской общины в Новой Зеландии, существующая с 2006
года. Prestige Lawyers предоставляют персонализированные юридические услуги каждому
отдельному клиенту. Важной составляющей в их работе является Канбан.
Данная методика позволяет им уменьшить нагрузку, связанную с управлением рабочим циклом.
Каждодневная визуализация задач оказалась очень эффективным подходом, что также позволило
изменить им свою философию. В офисе Prestige Lawyers есть специально выделенное
пространство, где можно посидеть-подумать, а также комнаты для коллективных мозговых
штурмов.
Инструменты для работы в "облаке"
Некоторые юридические фирмы используют веб-инструменты для создания цифровых досок Канбан.
Веб-приложения помогают во многих вопросах, особенно это важно для компаний с большим
количеством офисов, и где команды работают на расстоянии. Сейчас все происходит в режиме
реального времени. Если сотрудник в Киеве добавляет карточку, это тут же видят в
одесском офисе.
Современные технологии позволяют создавать доски Канбан быстрее. У электронных досок все та
же логика. Этапы работы структурируются через колонки, задачи находятся на карточках.
Разница в том, что Вы добавляете карточку одним кликом. Если Вам нужно переместить карточку
в другую колонку, вы ее просто перетягиваете и оставляете там. Это прекрасно и быстро! И это
- не все, что могут электронные доски. Если Вам понадобилось содействие Вашего коллеги по
какому-то вопросу, Вы делаете упоминание с помощью собачки (@) и можете рассчитывать на его
оперативное внимание. Это прекрасный способ улучшить коммуникацию и закончить работу
быстрее.
Мы с самого начала поверили в эффективность таких гибких методов как Канбан, в их
преимущества и простоту в управлении в юридической практике. Поэтому мы сейчас активно
работаем над усовершенствованием нашей Канбан-ориентированной CRM-системы, которая специально
предназначена для юридических компаний. Так что, обращайтесь!
Канбан находит все новое применение в различных отраслях. И на это есть причина. Юристам он
открывает совершенно новый мир в управлении. Система управления проектами, которая быстрее,
проще, более эффективная, универсально прикладная. Отсюда вопрос Вам: а Ваша система
управления проектами достаточно гибкая?
